Checkliste: Nebenkostenabrechnung grob prüfen

Mit dieser Checkliste prüfst du deine Nebenkostenabrechnung in etwa 20 Minuten. Du brauchst kein Fachwissen, nur den Blick für die häufigsten Fehler. Sie hilft dir zu entscheiden, ob du widersprechen solltest. Einwendungen sind zwölf Monate lang möglich. Du hast also Zeit, aber nutze sie.

Anleitung

Gehe die acht Kontrollpunkte der Reihe nach durch. Wenn einer auffällt, notiere ihn und erwähne ihn in deinem Widerspruch. Bei mehreren Auffälligkeiten lohnt der Gang zum Mieterverein.

Die Kontrollpunkte

1. Zeitraum prüfen: Abgedeckt sein muss der Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember oder der vertraglich vereinbarte Zwölfmonatszeitraum. Abweichungen sind ein Formfehler.
2. Frist prüfen: Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Zeitraums bei dir sein. Ist sie später da, musst du die Nachzahlung für den verspäteten Teil nicht leisten.
3. Vorauszahlungen gegenrechnen: Die geleisteten Abschläge müssen korrekt abgezogen sein. Das ist ein häufiger Rechenfehler, besonders wenn der Abschlag unterjährig geändert wurde.
4. Verteilerschlüssel prüfen: Entspricht die Verteilung, also Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch, dem Mietvertrag? Bei Heizung gilt: mindestens 50 Prozent nach Verbrauch.
5. Wohnfläche hinterfragen: Stimmt die abgerechnete Quadratmeterzahl mit dem Mietvertrag überein? Eine falsche Fläche verteuert alle flächenbezogenen Positionen. Für die Einordnung der Kaltmiete hilft dir der Frankfurter Mietspiegel.
6. Positionen durchsehen: Kommen Positionen vor, die du nicht kennst? Verwaltungskosten und Reparaturen dürfen nicht umgelegt werden. Neue Positionen brauchen eine Vertragsgrundlage.
7. Vorjahresvergleich: Sind die Beträge plausibel? Heizung und Wasser schwanken. Eine Verdopplung der Hausmeisterkosten oder neue „Servicepauschalen“ sind dagegen verdächtig.
8. Belege anfordern: Bei Unklarheit kannst du verlangen, die Belege einzusehen. Das ist dein Recht und kostet den Vermieter Mühe. Bei korrekten Abrechnungen macht er das gern.

Nicht vergessen

• Nicht einfach nicht zahlen. Widersprich schriftlich und begründe konkret.
• Der Widerspruch ist formlos möglich, eine E-Mail reicht. Benenne aber die beanstandeten Positionen.
• Bei hartnäckigen Streitfällen hilft der Mieterverein. Die Mitgliedschaft kostet weniger als ein verlorener Rechtsstreit.

Warum sich der Blick lohnt

Die Fehlerquoten sind bekannt und hoch. Der Marktwächter Energie der Verbraucherzentralen prüfte mehr als 1.000 Heizkostenabrechnungen: 37 Prozent waren eindeutig fehlerhaft, weitere 32 Prozent klärungsbedürftig. Der Mieterverein Düsseldorf schätzt, dass mindestens jede zweite Abrechnung Fehler enthält, meist zu Lasten der Mieter. Viele Fehler sind klein. Aber sie summieren sich. Die Kontrolle kostet 20 Minuten, der Widerspruch noch einmal fünf. Es gibt kaum eine andere Rechnung im Jahr, bei der du mitrechnen kannst.

Ein Anhaltspunkt: Laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes zahlten Mieter 2024 im Schnitt 2,67 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter und Monat. Auf Heizung und Warmwasser entfielen davon 1,32 Euro. Weicht deine Abrechnung deutlich davon ab, ist das kein Beweis für einen Fehler. Es ist ein Grund, genauer hinzusehen.

Was du dafür brauchst

• Deine aktuelle Nebenkostenabrechnung.
• Die Abrechnung des Vorjahres für den Vergleich.
• Deinen Mietvertrag für Wohnfläche und Verteilerschlüssel.
• Etwa 20 Minuten Ruhe und einen Stift.

Wie lange es dauert

Die acht Kontrollpunkte sind in 20 Minuten durchgearbeitet. Zeitraum und Frist sind in zwei Minuten geprüft. Vorauszahlungen und Verteilerschlüssel brauchen fünf Minuten. Der Vorjahresvergleich dauert weitere zehn. Wenn du Belege anforderst, kommen ein paar Tage Wartezeit dazu.

Typische Fehler in der Abrechnung

Die Verbraucherzentrale Thüringen hat die fünf häufigsten zusammengestellt: falsche Abrechnungszeiträume, unplausible Energiekosten, nicht umlagefähige Kosten hinter gestiegenen Wartungsposten, ein fehlender Wärmezähler für Warmwasser und fehlerhafte Verteilerschlüssel. Dazu kommen die Klassiker aus der Praxis: eine falsche Wohnfläche und eine falsche Personenzahl. Genau dort lohnt der zweite Blick am meisten.

Wenn du widersprechen willst

Einwendungen sind zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung möglich. Der Widerspruch ist formlos, eine E-Mail reicht. Benenne die Positionen konkret und begründe, warum du sie anzweifelst. Zahle nicht einfach nicht. Fordere bei Unklarheit die Belege an, das ist dein Recht. Kommt keine Einigung, hilft der Mieterverein Frankfurt in der Zeil 46. Der Jahresbeitrag liegt bei 85 Euro inklusive Rechtsschutzversicherung, 65 Euro ohne, dazu kommt eine Aufnahmegebühr von 30 Euro.

Was noch zu wissen lohnt

Seit dem 1. Januar 2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten der Heizung. Der Anteil hängt von der Energieeffizienz des Gebäudes ab und muss in der Abrechnung gesondert ausgewiesen werden. Fehlt der Ausweis, kannst du deinen Heizkostenanteil kürzen. Bei Heizung und Warmwasser gilt: Mindestens 50 Prozent der Kosten werden nach Verbrauch verteilt. Erfolgt die Abrechnung nicht verbrauchsabhängig, kannst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Das sind starke Argumente für den Widerspruch.

Ausführlich im Magazin

Die wichtigsten Positionen im Detail erkläre ich im Artikel „Nebenkostenabrechnung verstehen: Die wichtigsten Positionen einfach erklärt“.

Zum Nachschlagen

• Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?